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Adempimenti Legislativi

La conformità legale riveste un ruolo fondamentale nella gestione di un Sistema di Gestione per la Sicurezza del lavoro.

Questo aspetto è fondamentale perchè:

  • tutela il Datore di Lavoro, garantendolo sul recepimento delle leggi applicabili nella propria realtà;
  • offre al Sistema di gestione un chiaro quadro delle responsabilità attribuite per ottemperare a quanto previsto dalla legge applicata nella propria realtà.
  • fornisce evidenza che nel Sistema di Gestione vengono applicate le leggi, avendo disponibili le relative registrazioni.

In un Sistema conforme alla BS OHSAS 18001: 2007, il punto 4.3.2 (Prescrizioni legali ed altre) prevede il recepimento dei seguenti requisiti:

    • L'organizzazione deve stabilire, implementare e attuare delle procedure per identificare e rendere reperibili ed accessibili i requisiti legali ed altri requisiti della sicurezza e salute sul lavoro che risultino applicabili all’organizzazione.
    • L’organizzazione deve assicurare che questi requisiti legali applicabili e tutti i riferimenti alla quale l’organizzazione aderisce sono prese in carico per stabilire, implementare e mantenere il suo Sistema di Gestione OH&S.
    • L'organizzazione deve mantenere aggiornate tutte queste informazioni.
    • L’organizzazione deve comunicare le informazioni pertinenti sui requisiti legali e normativi al personale che lavora sotto il controllo dell’organizzazione, e a tutte le pertinenti parti interessate.

Il processo per attestare la capacità del Sistema di rispettare gli adempimenti legali si sviluppa nelle seguenti fasi:

  • Arrivo della Norma ed analisi della sua applicabilità:

Registrazione in apposito DB della Norma applicabile, con in aggiunta alcune informazioni utili (es. data pubblicazione, data ricevimento, ambito di interesse, adempimenti previsti, ecc)

  • Acquisizione Norma (registrazione a Sistema) ed analisi adempimenti previsti

Predisposizione DataBase, nel quale ad ogni riga sia associata una Norma con tutte le relative informazioni, utili in caso di ricerca successiva.

  • Assegnazione responsabilità e tempi per assolvere a quanto richiesto

Analisi adempimenti previsti:

  • Cosa è previsto si faccia?
  • Chi è delegato ad effettuare tale azione?
  • Entro quando?

 

  • Effettuazione attività e archiviazione a Sistema delle relative evidenze

Registrazione sul DB, per ciascuna Norma, dell’attività da effettuarsi (+ eventuale periodicità) e del relativo responsabile.

A valle di queste azioni, il Sistema ha bisogno di poter accedere a tutte le registrazioni relative al processo attraverso una reportistica che offra rapidamente ed esaurientemente informazioni di dettaglio.

E' importante poter disporre di uno strumento che permetta

  1.  ricerche avanzate, attraverso diverse chiavi (data, incaricato esecuzione, numero Norma, ecc)
  2.  l'estrazione di uno scadenzario per periodo e/o per nome/ funzione aziendale incaricata dell’attività
  3.  l'estrazione della situazione riepilogativa e di dettaglio sulla Normativa cogente applicata.
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